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LA COLLABORATION EXTERNE DANS OFFICE 365

De nombreuses organisations ont appris à compter sur Office 365 pour mettre en place des scénarios de collaboration au sein de leurs départements, de leurs projets et de leurs équipes qui partagent un objectif commun. Parce qu’il est toujours sur la brèche et qu’il est doté d’un don d’ubiquité universel, Office 365 dans le nuage permet, grâce à une innovation permanente, aux gens de collaborer et de créer collectivement des contenus en temps réel, où qu’ils se trouvent, sur n’importe quel système et à n’importe quel moment. Il est par exemple possible à un concepteur graphique et à un gestionnaire du marketing d’une même organisation, installés dans des bureaux éloignés, de travailler ensemble, à partir d’Office 365, sur une nouvelle brochure pour une manifestation marketing à venir.

La possibilité de vérifier les disponibilités de chacun dans Outlook, de planifier une réunion Skype for Business et de partager des fichiers dans OneDrive for Business ou dans SharePoint Online permet aux employés d’être plus productifs et d’entamer, lorsque c’est nécessaire, des collaborations astucieuses avec leurs collègues plus en amont et plus fréquentes.

Mais que se passe-t-il si notre concepteur et notre spécialiste du marketing doivent également collaborer avec le fournisseur qui se chargera de relire et d’imprimer la brochure? Ce projet ayant commencé sur le mode de la collaboration interne relève désormais d’un scénario de collaboration externe.

Dans le monde professionnel moderne, certaines situations exigent de collaborer directement avec des fournisseurs, des clients ou d’autres tiers pour que le travail soit fait. Or, la portée collaborative d’Office 365 a évolué pour aller au-delà des abonnés de votre organisation et inclure vos contacts d’affaires qui ne font pas partie de votre « domaine d’entreprise ». Dans le passé, ces scénarios n’étaient possibles qu’au prix de l’implantation d’extranets, les administrateurs systèmes de l’organisation devant prendre en charge les responsabilités supplémentaires liées à la détention et à la gestion de l’infrastructure sous-jacente, des identités des utilisateurs et des connexions fédérées. Les extranets permettaient aux employés travaillant à distance ou dans des bureaux géographiquement dispersés de collaborer avec des utilisateurs externes avec lesquels ils partageaient un processus opérationnel ou un objectif commun. Il ne faut cependant pas oublier que ces extranets, en fonction de leurs fonctionnalités et des services offerts, représentaient des coûts supplémentaires et étaient mis en œuvre au prix d’une complexité accrue.

QU’EST-CE QU’UN UTILISATEUR EXTERNE?

Un utilisateur externe peut être une personne à l’extérieur de votre organisation ou un membre de l’équipe étendue de l’un de vos départements ou de vos projets. N’étant ni employé, ni sous-traitant, ni agent travaillant sur place, un utilisateur externe ne dispose ni d’un abonnement sous licence ni d’un compte d’utilisateur au sein de votre organisation. Dans Office 365, un utilisateur externe hérite de l’utilisation des droits du client qui l’invite à collaborer, sous réserve des limitations évoquées dans cet article. Les utilisateurs externes peuvent appartenir à l’un des trois types suivants :

  • Compte Microsoft Office 365 (abonnement O365 par l’intermédiaire de l’entreprise ou de l’école)
  • Compte Microsoft (anciennement Microsoft Passport ou Windows Live ID)
  • Utilisateur anonyme (accédant à des URL publiques ou à des liens d’invité)

Dans le cadre d’une organisation à but non lucratif, les bénévoles qui participent à une campagne pourraient être qualifiés d’utilisateurs externes. Pour une école ou une université, il pourrait s’agir des parents apportant leur assistance pour une excursion. Dans le contexte d’une entreprise, un client suivant la mise en œuvre d’un projet qu’il lui a sous-traité pourrait être concerné.

Dans l’exemple que nous avions pris au début de cet article, l’utilisateur externe est le fournisseur qui va se charger de la relecture et de l’impression de la brochure.

QUELLES SONT LES FONCTIONNALITÉS DE COLLABORATION EXTERNE DISPONIBLES DANS OFFICE 365?

Office 365 offre des fonctionnalités immédiatement disponibles que les organisations peuvent configurer pour permettre des scénarios de collaboration externes qui sont essentiels pour leur succès. La facilité d’utilisation, aussi bien pour les administrateurs que pour les utilisateurs finaux, sans aucune compromission en matière de sécurité et sans négliger pour autant les exigences de conformité, demeure la principale préoccupation présidant à ces évolutions des fonctionnalités d’Office 365.

Office 365 donne les moyens aux propriétaires et aux membres des processus d’affaires d’effectuer certains choix par le canal du libre-service. Les administrateurs sont en mesure de définir les relations de l’organisation, d’établir des lignes directrices et des structures en matière de collaboration, d’édicter des stratégies visant à renforcer la sécurité et de créer pour les utilisateurs des actions de type autorisation ou refus de partage.

Commençons par jeter un œil sur Sharing Overview dans le menu External Sharing du centre d’administration Office 365.

Un examen plus approfondi des trois fonctionnalités suivantes, signalées dans la copie d’écran ci-après (Sites, Calendar et Skype for Business), constitue un bon point de départ si vous envisagez de doter vos équipes des moyens de collaborer avec des utilisateurs externes.

PARTAGER DES SITES ET DES DOCUMENTS

La capacité à partager des sites et des documents avec des utilisateurs externes n’est pas une nouveauté dans SharePoint Online ou OneDrive for Business. Le partage externe a été introduit pour la première fois en 2011 avec un nombre d’utilisateurs externes invités limité à 50; en 2013, ce chiffre est passé, en fonction de l’abonnement, à 500 ou 10 000 utilisateurs uniques par mois. Depuis septembre 2014, il n’y a plus aucune limite au nombre d’utilisateurs externes que vous pouvez inviter sur votre collection de sites SharePoint Online. Les administrateurs ont accès à une configuration à l’échelon du locataire leur permettant d’autoriser le partage externe et les liens d’invités anonymes.

Sur cette même page, ils peuvent également autoriser ou refuser le partage externe pour chaque collection de sites et changer la valeur « Not Allowed », qui constitue le paramétrage par défaut en matière de partage, pour « Share invitations » ou pour « Share links and invitations ». Ces deux paramétrages se différencient par la possibilité ou non d’utiliser des liens pour les invités anonymes. Lorsque les liens pour invités anonymes sont autorisés, les utilisateurs finaux peuvent obtenir un lien pour un ou plusieurs documents lorsqu’ils souhaitent effectuer un partage sur OneDrive for Business ou SharePoint Online. Il est ainsi possible de générer et de partager deux types de liens : « View only » (pour la visualisation seule) ou « Edit » (pour la visualisation et la modification).

Il s’agit d’une fonctionnalité intéressante pour permettre à un ou plusieurs des utilisateurs externes de consulter un contenu ou d’y contribuer de façon anonyme; toutefois, il faut signaler que, pour le moment, il n’est pas possible d’empêcher un utilisateur externe de transmettre ce lien à des tiers. Précisons également qu’à ce jour, les liens pour invités ne fonctionnent qu’avec des documents individuels, il n’est pas possible de partager des bibliothèques, des dossiers ou des sites en ayant recours à des liens de ce type.

En résumé, voici les opérations que les utilisateurs peuvent effectuer dans SharePoint Online et OneDrive for Business :

  • Partager un site, des documents ou des dossiers avec des utilisateurs externes en les invitant à se connecter à partir de leur compte Office 365 ou Microsoft
  • Partager des documents en envoyant ou en publiant un lien d’invité anonyme
  • Visualiser les accès à un site ou à un document particulier
  • Révoquer l’accès d’un utilisateur à un site
  • Désactiver un lien d’invité anonyme

Office Online, combiné avec les versions installées de la suite Office, est la clé pour le travail collaboratif en temps réel sur des documents Word, des feuilles de calcul Excel ou des présentations PowerPoint ou OneNote. Vous pouvez en apprendre plus sur la collaboration sur des documents et sur la cocréation ici.

PARTAGER DES CALENDRIERS

La possibilité de publier un calendrier en ligne existe depuis pas mal de temps; toutefois, jusqu’à maintenant, le soutien des administrateurs ou du fournisseur d’accès était nécessaire pour configurer les services sous-jacents. Les options de configuration dans Office 365 sont assez évidentes et permettent facilement aux administrateurs de définir le niveau de partage acceptable au sein de l’organisation.

Si, en tant qu’administrateur ou que détenteur d’un système, vous préférez exercer un contrôle très précis, vous pouvez utiliser des paramètres de partage avancés accessibles, comme indiqué ci-après, par l’intermédiaire du lien « Manage your advanced sharing settings in the Exchange Admin Center ».

En résumé, voici les opérations que les utilisateurs peuvent effectuer avec des utilisateurs externes dans Outlook ou OWA, une fois qu’elles ont été autorisées par un administrateur :

  • Partager un calendrier dans Outlook Web App
  • Partager un calendrier Outlook avec d’autres personnes
  • Publier ou configurer pour permettre les accès anonymes

PARTAGER DES RÉUNIONS

Skype for Business (précédemment connu sous le nom de Lync Online) peut être utilisé pour communiquer avec des utilisateurs externes. Encore une fois, les options de configuration dans Office 365 sont assez évidentes et permettent facilement aux administrateurs de définir les domaines autorisés ou bloqués et de déterminer si des utilisateurs Skype auront ou non la possibilité de se connecter à leur organisation.

En résumé, voici les opérations que les utilisateurs peuvent effectuer avec des utilisateurs externes dans Skype for Business, une fois qu’elles ont été autorisées par un administrateur. (Il convient toutefois de noter qu’un administrateur de l’autre organisation devra également autoriser le partage externe.)

  • Communiquer avec des utilisateurs externes de Skype for Business (fédérés)
  • Communiquer avec des utilisateurs externes
  • Ajouter un contact externe dans Skype for Business
  • Organiser des réunions et des appels
  • Communiquer avec des utilisateurs Skype

POINTS À PRENDRE EN CONSIDÉRATION EN MATIÈRE DE COLLABORATION EXTERNE

  • Partage responsable : les administrateurs Office 365, les administrateurs du site et les utilisateurs finaux (utilisateurs du site) doivent prendre connaissance de ces lignes directrices; les choses peuvent devenir un peu plus compliquées, voire même « déraper », lors du partage de sites et de documents censés être « à usage interne exclusif ».
  • Autorisation et limitation responsables :
    • SharePoint Online – Soyez sélectif lors de l’activation du partage externe pour les sites et configurez comme il se doit les demandes d’accès et les invitations.
    • Calendriers – Soyez sélectif lorsque vous autorisez les renseignements libre/occupé avec l’heure, l’objet, l’emplacement et le titre en sélectionnant l’option qui convient le mieux à votre organisation. Créez des relations organisationnelles et des stratégies de partage individuel dans le centre d’administration Exchange.
    • Skype for business – Autorisez ou bloquez les contacts externes par domaine et choisissez ou non d’autoriser des communications avec les utilisateurs Skype (comptes Skype personnels). Pour de plus amples renseignements, prenez connaissance des meilleures pratiques pour les réunions Skype for Business.

N’hésitez pas à communiquer avec nous dès aujourd’hui pour en savoir plus sur la mise en œuvre des scénarios de collaboration dans Office 365 pour votre organisation et sur le soutien en la matière.

Article rédigé par Yogesh Manchanda, architecte en infonuagique