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FAIRE AVANCER LES CHOSES- Le recul du courriel : Microsoft Teams à l’avant-plan de la collaboration dans l’entreprise

Erik Moll est un vétéran du secteur de la technologie et anticipe judicieusement les changements en milieu de travail depuis des années. Il comprend parfaitement la façon dont la technologie influence notre quotidien. Dans ce troisième blogue de la série « Faire avancer les choses », il nous fait part de son opinion sur Microsoft Teams.
« Microsoft Teams supplantera éventuellement la messagerie électronique comme plateforme de communications et de collaboration de haut niveau pour les organisations commerciales. La question n’est pas de savoir si cela se produira, mais à quel moment », affirme Erik Moll.
Dans un avenir proche, la nouvelle plateforme de collaboration Microsoft Teams dominera les communications d’entreprise et la collaboration au sein des entreprises.
Cela signifie que le courriel, qui est actuellement le principal outil de communication et de collaboration, fera un grand pas vers l’arrière.
Selon Erik, c’est une question de temps, car le courriel n’a jamais été un outil de collaboration très efficace.
NOUVEL ENVIRONNEMENT D’AFFAIRES
L’environnement d’affaires a commencé à se transformer radicalement il y a environ dix ans et cette évolution a explosé avec l’arrivée du nuage:  cet environnement se caractérise présentement par des bureaux géographiquement dispersés, une main-d’œuvre multigénérationnelle et des tendances mobiles de collaboration, qui exigent de nouvelles plateformes. On doit considérer qu’aujourd’hui les employés font partie de deux fois d’équipes qu’il y a cinq ans. Ils consacrent désormais 50 % plus de temps au travail collaboratif qui – fait intéressant – représente environ 80 % de leur temps!
Microsoft Teams transforme le travail d’équipe!
« En amenant la productivité à un tout autre niveau, dit Erik Moll, cet espace de travail basé sur la conversation combine votre collaboration, vos fichiers et vos interactions en une seule expérience. »
Le fait est qu’au fil du temps, la collaboration mobile et virtuelle deviendra la norme. Microsoft Teams relève avec brio ces nouveaux défis de collaboration en offrant une plateforme pour le travail d’équipe, la conversation permanente et des capacités de personnalisation et de libre-service, le tout étant fondé sur la sécurité comme priorité absolue.
Microsoft Teams combine les meilleurs piliers de collaboration d’Office 365, à savoir Exchange, Skype Entreprise et SharePoint, ainsi que des nouvelles fonctionnalités de collaboration, notamment la conversation permanente, la personnalisation des onglets et les connecteurs.
La productivité à un tout autre niveau
L’un des principaux avantages de Microsoft Teams est son interface utilisateur conviviale qui ressemble à une application, comme c’est le cas de toutes les autres applications mobiles et bureautiques que nous connaissons bien. En fait, Microsoft Teams est une application née dans le nuage, qui peut être utilisée sur tous les appareils et qui est accessible sur le bureau et par le navigateur.
Il est possible d’accéder virtuellement à tout ce que l’on veut n’importe quand, n’importe où et sur n’importe quel appareil.
Les avantages et les principales fonctionnalités de Microsoft Teams comprennent les suivants :
  1. CRÉATION AVEC MICROSOFT TEAMS – création d’équipes en libre-service et possibilité de création de sous-canaux par les utilisateurs pour des services, des projets et des rôles précis.
  2. FILS DE DISCUSSION/DIALOGUES EN LIGNE– tous les membres de l’équipe ou du projet créé peuvent voir les canaux de communication des conversations pertinentes ainsi que les canaux de messagerie entre les employés. Il est encore possible d’avoir un échange en privé dans la fenêtre de conversation Microsoft Teams prévue à cet effet.
L’interface conviviale de Microsoft Teams présente des fonctionnalités des applications de messagerie et des médias sociaux qui permettent aux utilisateurs d’aimer, de suivre, de publier, de répondre, d’identiqueter ou d’utiliser des émoticônes, des mèmes, des fichiers GIF ou des autocollants – tous les éléments que l’on trouve sur les autres médias sociaux.
On peut y voir qui est en ligne, qui est hors ligne, qui est occupé et qui est en service au moment présent. Les employés peuvent clavarder entre eux en temps réel en utilisant le clavier ou la vidéo.
  1. GESTION DES DOCUMENTS– suivre le fil créé spécifiquement pour un document en particulier permet aux employés d’y accéder à partir de n’importe quelle application Office (MS Word, etc.) et d’effectuer ensuite les actions suivantes :
  • Versionnage– mécanisme qui consiste à produire automatiquement une nouvelle version d’un document lorsque des changements y sont apportés (de façon à pouvoir le retrouver facilement s’il est déplacé ou sauvegardé incorrectement).
Le fait de télécharger à répétition des versions différentes ou nouvelles qui s’ajoutent à la pile de pièces jointes, ou de les perdre dans les fils de courrier interminables, constitue un cauchemar pour de nombreuses personnes. Selon Erik, c’est maintenant chose du passé!
  • Co-création– la possibilité pour plusieurs personnes de travailler sur le même document en temps réel.
  • Ajout d’une pageWiki – la collaboration peut être renforcée grâce aux renseignements documentés supplémentaires qu’offre cette fonctionnalité.
  • OneNote– la prise de notes et la gestion de notes sont également à portée de main grâce à Microsoft Teams.
  1. CONNECTEURS MICROSOFT TEAMS :
Les utilisateurs peuvent aussi ajouter des connecteurs, comme le fil Twitter, le fil Yammer, Mail Chimp et beaucoup d’autres; cette liste ne cesse de s’allonger au fur et à mesure que l’application Microsoft Teams évolue.
  1. Réunions MICROSOFT TEAMS – en plus de pouvoir voir leur emploi du temps sur le calendrier Outlook par l’entremise de Microsoft Teams, les membres peuvent créer une réunion Microsoft Teams sans être obligés d’accéder à leur calendrier Outlook.
Erik Moll croit fermement que Microsoft Teams, qui fait partie intégrante d’Office 365, est une excellente plateforme qui présente de nombreuses nouvelles fonctions mises à jour continuellement. Une fonctionnalité très attendue dans un très proche avenir est l’interopérabilité de Microsoft Teams avec des parties externes. Présentement, Microsoft Teams est réservée à un usage interne.
Au sommet de leur art
« Aujourd’hui, les entreprises doivent être au sommet de leur art lorsqu’il est question de productivité. C’est pourquoi elles doivent s’assurer que les gens puissent collaborer et communiquer efficacement dans un bureau virtuel utilisant la technologie. »
« Microsoft Teams représente un virage fondamental dans la façon dont les gens vont collaborer et communiquer à l’avenir, et il sera essentiel de porter une attention appropriée au déploiement et à la formation pour faire adopter cette nouvelle plateforme de collaboration passionnante », conclut Erik Moll.

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