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FAIRE AVANCER LES CHOSES MAÎTRISE DE LA BOÎTE DE RÉCEPTION

VOUS NAVEZ PAS LA VIE QUE VOUS MÉRITEZ; VOUS AVEZ CELLE QUE VOUS CRÉEZ.

Erik Moll est un vétéran du domaine des technologies. Maintenant directeur de la transformation numérique chez COMPAREX Canada, ce dirigeant très respecté cumule deux décennies d’expérience. Avisé, patient et curieux, il est reconnu pour son engagement à suivre les meilleures pratiques, et aussi pour aimer partager ses connaissances. Lorsque nous nous sommes rencontrés pour rédiger le premier billet de blogue de la série « Faire avancer les choses », la première chose qui lui est venue en tête est celle qui ralentit et surcharge le plus la vie des gens : la gestion des courriels.

 

« Être l’esclave de la boîte de réception est exaspérant, c’est plus que contre-productif, et il est prouvé que c’est malsain. Le courriel est fondamentalement un mode de communication asynchrone et, par conséquent, il revient à chacun de nous d’être discipliné et d’y accorder notre attention deux ou trois fois par jour pendant 20 à 30 minutes chaque fois. Impossible? Je vous mets au défi! » Erik ajoute : « Vous ne devez jamais gérer vos courriels et votre boîte de réception en temps réel. Si vous vous y accrochez les pieds, vous ne rendez pas service à votre entreprise, à votre carrière et à vous-même. »

Voici quatre conseils importants qu’Erik partage avec nous pour nous aider à reprendre le contrôle.

  1. Désactivez toutes les alarmes et les notifications – vraiment.
  2. Limitez le temps consacré à la tâche – vraiment.
  3. Apprenez à organiser votre boîte de réception – êtes-vous du type à classer ou à accumuler les courriels?
  4. Utilisez Quickstep pour gagner du temps!

 

DÉSACTIVEZ LES ALARMES

Au siècle dernier, le psychologue Pavlov a réalisé une expérience de conditionnement qui l’a rendu célèbre, au cours de laquelle un chien se mettait à saliver lorsqu’il entendait une cloche sonner. Un siècle plus tard, plusieurs d’entre nous sont comme le chien de Pavlov lorsque nous réagissons à la notification d’arrivée d’un courriel. En effet, des études ont démontré que notre cerveau sécrète une faible dose de dopamine, l’hormone du plaisir, lorsque nous recevons un avis électronique. Loin d’être en contrôle, nous sommes entraînés à réagir. Le conseil d’Erik? Allez à Fichier, Options, puis à Réception des messages où vous trouverez quatre ou cinq options. Désactivez-les toutes! « Faites-en l’essai pendant juste un mois pour voir! Je vous l’assure, vous vous sentirez complètement redynamisé et en plein contrôle. »

 

LIMITEZ LE TEMPS CONSACRÉ À CETTE TÂCHE ASYNCHRONE

Vérifiez vos courriels deux ou trois fois par jour pendant 20 à 30 minutes au plus. Cela vous semble impossible? Erik pense que c’est tout à fait possible. Lorsque nous passons tout notre temps à gérer la boîte de réception à répondre aux courriels en temps réel, nous travaillons rétroactivement et non pas de façon proactive. Les heures s’envolent littéralement. Il y a une grande différence entre répondre et réagir à quelque chose. Nous devons adopter un mode de réponse stratégique et mesuré qui nous permet de nous arrêter, de penser, puis d’agir. Ainsi, nous travaillons plus intelligemment et sommes plus en contrôle. Cela nous procure un véritable pouvoir sur les choses.

Erik a appris à mettre en pratique ce conseil en s’inspirant du manuel de codage des développeurs de Microsoft : ils désactivaient Outlook puisque toute distraction causée par la réception de courriels pendant le codage engendrait un délai de 15 à 20 minutes par courriel. Des recherches menées par les spécialistes en sciences sociales de Basex ont révélé que le temps de distraction entre les tâches coûte plus de 588 milliards de dollars par année à l’économie des États-Unis. Si vous tolérez la culture de l’interruption dans votre entreprise, vous compromettez l’augmentation de vos revenus.

 

APPRENEZ À ORGANISER VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION. ÊTES-VOUS DU TYPE À CLASSER OU À ACCUMULER LES COURRIELS?

Si vous utilisez plus de dix sous-dossiers, vous êtes du type à classer. Si vous en utilisez moins de dix, vous êtes du type à accumuler. Ces catégories de gestion de courriels sont souvent associées aux générations : la plupart des baby-boomers sont du type à classer et les milléniaux sont du type à accumuler.

Par nécessité, plusieurs d’entre nous sont du type à classer et à créer des sous-dossiers qui nous permettent de retrouver facilement l’information. Cependant, en raison des améliorations considérables apportées à la capacité de recherche d’Outlook et d’Exchange, il est beaucoup plus efficace d’accumuler. Erik Moll mentionne que cette pratique est très subjective, et qu’une personne du type à classer continuera probablement toujours de classer ses courriels, mais en tant que fervent adepte de l’accumulation depuis toujours et de la suppression des courriels, il sait de quoi il parle.

« Croyez-moi, la recherche par sujet, par expéditeur et par date dans la boîte de réception et dans tous les sous-dossiers est maintenant très efficace », insiste-t-il.

 

Une boîte de réception vide grâce à QUICKSTEP LAMI DONT VOUS AVEZ BESOIN

À la fin de la journée, vous devriez avoir effectué l’une des trois tâches suivantes avec vos courriels : les supprimer, les archiver ou y répondre. Grâce à une discipline rigoureuse, parvenir à vider sa boîte de réception (oui, c’est possible) est un objectif tout à fait atteignable.

Surtout avec l’aide de Quickstep. Quickstep vous aidera à déplacer les courriels exactement à l’endroit où vous le désirez en un seul clic. Que ce soit pour transférer, classer ou supprimer vos courriels, Quickstep suit les règles que vous avez créées manuellement. « C’est un outil automatisé fantastique qui vous permet de vider votre boîte de réception rapidement », confirme Erik.

« Je vois beaucoup de gens qui rament, mais pas assez qui tiennent le gouvernail. Reprenez le contrôle du navire, conclut le dirigeant vétéran, et vous ne regarderez plus en arrière. »

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